Plantilla de matriz 9-box (Excel) y cómo calibrarla en equipo
Por Deibson Silva · Revisado el
Una plantilla de matriz 9-box es una hoja donde cada responsable propone el desempeño y el potencial de su equipo con evidencias, y donde la calibración deja escrita la posición final, el motivo de cada cambio y la acción acordada. Aquí tienes una en Excel y el método para calibrarla en equipo sin convertir la casilla en una etiqueta.
¿Qué lleva una plantilla de matriz 9-box?
Lleva lo necesario para que la posición de cada persona se pueda explicar: quién la propone, con qué evidencias, qué cambió la sesión y por qué, y qué se hace después. La plantilla que puedes descargar tiene cinco hojas: instrucciones, criterios de cada eje, personas, cuadrícula con el recuento y la lectura de cada casilla.
La hoja de personas es el centro. Estas son sus columnas, en el orden en que se rellenan.
| Columna | Para qué sirve | Quién la rellena |
|---|---|---|
| Persona, puesto, área y responsable | Identifica a quién se revisa y quién propone | Personas o RR. HH., antes de la sesión |
| Desempeño propuesto (1 a 3) y evidencias | Lo conseguido en el periodo, con hechos comprobables | El responsable directo |
| Potencial propuesto (1 a 3) y evidencias | La capacidad de asumir más o un papel distinto | El responsable directo |
| Casilla propuesta | Se calcula sola a partir de los dos valores | La hoja |
| Desempeño y potencial calibrados | La posición que acuerda la sesión | Quien modera, durante la sesión |
| Motivo del cambio | Por qué la sesión movió a alguien de casilla | Quien modera, durante la sesión |
| Acción de desarrollo, responsable y fecha de revisión | Lo que se hace con cada persona después | El responsable directo, con la persona |
¿Cómo se definen los ejes antes de rellenarla?
Por escrito y antes de que nadie proponga una posición. Si cada responsable entiende el potencial a su manera, la sesión compara opiniones y no personas. La hoja de criterios de la plantilla viene con una propuesta que puedes cambiar: para cada criterio, qué evidencia vale y qué no vale.
Para el desempeño, dos criterios suelen bastar: los resultados del periodo, medidos con los objetivos o los OKR, y la forma de conseguirlos, que aporta la evaluación 360 de quienes trabajan con la persona. Para el potencial, cuatro: cómo aprende ante algo nuevo, si asume responsabilidad más allá de su puesto, cómo se desenvuelve fuera de su área y si quiere crecer, algo que solo se sabe preguntándoselo.
La escala es de tres tramos, 1 bajo, 2 medio y 3 alto, y la plantilla no admite otros valores. Más tramos dan sensación de precisión, pero obligan a discutir diferencias que nadie sabe justificar con hechos.
¿Cómo se prepara la sesión de calibración?
Con las propuestas cerradas unos días antes. Cada responsable rellena el desempeño y el potencial de su equipo con dos o tres evidencias por eje, y la hoja se reparte a quienes van a estar en la sesión para que lleguen con preguntas y no con sorpresas.
Conviene decidir tres cosas antes de convocar. Quién modera: alguien que no evalúa a ninguna de las personas revisadas. Quién asiste: los responsables que proponen, alguien de personas o RR. HH. y, si se revisan puestos clave, la dirección. Y cuánto tiempo hay por persona, para que los primeros casos no se coman la sesión.
La hoja de cuadrícula ya muestra cuántas personas propuso cada responsable en cada casilla. Si un equipo entero aparece arriba a la derecha y otro entero abajo, no tiene por qué ser un error, pero es la primera pregunta de la sesión.
¿Cómo se conduce la sesión?
De los extremos al centro, y con el registro abierto. Primero se revisan las casillas de las esquinas y los casos con más dudas; las posiciones del centro suelen moverse menos y se revisan después.
Para cada persona, el responsable lee sus evidencias y los demás preguntan. La pregunta útil es siempre la misma: ¿qué hecho lo demuestra? Cuando el grupo cambia una posición, quien modera rellena el desempeño y el potencial calibrados y escribe el motivo en una frase. Si no cambia, se copian los valores propuestos, para que la hoja final no tenga huecos.
La sesión termina cuando cada persona tiene una acción de desarrollo, un responsable y una fecha de revisión. Sin esas acciones, la matriz se queda en una foto del momento.
¿Qué muestra la hoja de recuento?
Muestra cuántas personas hay en cada casilla, dos veces: con los valores propuestos y con los calibrados. Comparar las dos cuadrículas enseña cuánto ha movido la sesión y en qué dirección, y ayuda a detectar a un responsable que puntúa siempre más alto o más bajo que el resto.
Lo que la hoja no hace, a propósito, es imponer cuántas personas debe haber en cada casilla. Fijar un número obligatorio por casilla obliga a colocar a gente donde no la ponen las evidencias. Si la distribución parece extraña, se revisan los criterios y las evidencias, no se mueve a nadie para cuadrar el recuento.
¿Qué cuidados pide la ley al usar la plantilla?
La plantilla es una hoja con datos personales y, por tanto, el RGPD se aplica. Hay que informar a la plantilla de que la revisión existe, de para qué se usa y de quién ve los datos (artículo 13), limitar el acceso a quien lo necesita y no guardar más de lo necesario ni durante más tiempo del necesario (artículo 5).
Ningún criterio puede apoyarse en la edad, el sexo, la situación familiar, la salud ni ninguna otra causa protegida. El artículo 24.2 del Estatuto de los Trabajadores exige que los ascensos se ajusten a criterios y sistemas que tengan como objetivo la ausencia de discriminación entre mujeres y hombres, y el artículo 9 de la Ley 15/2022 extiende la prohibición de discriminar a la formación y a la carrera profesional.
Si la posición en la matriz la calcula un sistema y de ella depende una decisión que afecta a la persona, el artículo 22 del RGPD exige que no se base únicamente en ese cálculo. Si ese sistema usa inteligencia artificial para evaluar el rendimiento, el anexo III del Reglamento europeo de IA lo considera de alto riesgo desde el 2 de diciembre de 2027, y el artículo 64.4.d del Estatuto da al comité de empresa derecho a conocer sus parámetros.
¿Cuándo se queda corta una hoja de cálculo?
Cuando la revisión deja de ser una sesión al año con pocas personas. Con varios equipos aparecen copias de la hoja por correo, versiones que no coinciden y cambios de casilla que nadie sabe quién hizo. Con datos personales circulando en adjuntos, cumplir el principio de limitación del acceso se complica.
También se queda corta cuando la 9-box tiene que conectar con otras decisiones: el ciclo de desempeño que alimenta los ejes, el plan de sucesión de los puestos clave y los planes de desarrollo de cada persona. En ese punto, lo que la hoja hacía a mano conviene que lo haga un sistema que registre cada paso.
Fuentes
- Real Decreto Legislativo 2/2015, Estatuto de los Trabajadores, arts. 24.2 y 64.4.d (BOE-A-2015-11430)
- Ley 15/2022, integral para la igualdad de trato y la no discriminación, art. 9 (BOE-A-2022-11589)
- Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), artículos 5, 13, 15 y 22 (BOE, DOUE-L-2016-80807)
- Reglamento (UE) 2024/1689 de Inteligencia Artificial, anexo III, punto 4 (BOE, DOUE-L-2024-81079)
- Reglamento (UE) 2026/1744 (ómnibus digital sobre IA), fechas del artículo 113
Preguntas frecuentes
- ¿La plantilla de matriz 9-box sirve en Google Sheets o en LibreOffice?
- Sí. Usa fórmulas básicas (SI, ELEGIR y CONTAR.SI.CONJUNTO) y una validación de 1 a 3, que funcionan en Excel, en LibreOffice y en las hojas de cálculo de Google al importarla.
- ¿Cuántas personas caben en la plantilla?
- La hoja de personas tiene doscientas filas preparadas, con las fórmulas y la validación ya puestas. Para más personas basta con copiar la última fila hacia abajo y ampliar las fórmulas del recuento hasta esa fila.
- ¿Hay que rellenar las columnas calibradas si la sesión no cambia nada?
- Sí. Se copian los valores propuestos para que la hoja final refleje la posición acordada de todas las personas, y el recuento calibrado no deje fuera a nadie.
- ¿Se puede enseñar la hoja a las personas revisadas?
- Cada persona tiene derecho a acceder a sus propios datos, pero la hoja completa contiene los de todo el equipo. Lo habitual es comunicar a cada persona sus evidencias y su plan de desarrollo, no la hoja ni la casilla tal cual.
- ¿Cada cuánto conviene repetir la calibración?
- Al menos una vez al año, después del ciclo de evaluación, y cuando cambie algo importante en la organización o en un puesto clave.