Precio de un software de recursos humanos: qué incluye cada modelo
Por Deibson Silva · Revisado el
El precio de un software de recursos humanos depende del modelo de cobro: por persona de la plantilla, por plan con módulos incluidos, por uso o con una cuota de implementación aparte. Para comparar dos propuestas hay que llevarlas al mismo año de uso y sumar lo que cada una deja fuera: puesta en marcha, formación, complementos y salida.
¿Por qué dos propuestas no se pueden comparar a simple vista?
Porque cada proveedor cobra por una cosa distinta. Uno da una cifra por persona y mes, otro una cuota anual por plan y un tercero un importe por informe. Puestas una al lado de otra, las tres cifras no dicen cuál sale más cara.
A eso se suma lo que no aparece en la primera página: la implementación, los módulos que quedan fuera del plan, los impuestos y lo que cuesta irse. La comparación solo es justa cuando se hace con el mismo alcance y para el mismo periodo.
¿Qué modelos de cobro existen?
Seis, que a veces se combinan en una misma propuesta. La tabla explica cómo se calcula cada uno, cuándo encaja y qué conviene preguntar.
| Modelo | Cómo se calcula | Cuándo encaja | Qué preguntar |
|---|---|---|---|
| Por persona de la plantilla | Una cantidad al mes por cada persona dada de alta | Plantillas estables y un uso parecido en toda la empresa | Qué ocurre con las altas y las bajas a mitad de año |
| Por plan con módulos incluidos | Una cuota fija, mensual o anual, según el plan | Cuando quieres conocer el gasto de antemano | Qué módulos se quedan fuera del plan |
| Por uso | Se paga cada informe o cada persona evaluada | Necesidades puntuales o proyectos con principio y fin | Si hay un pedido mínimo y si lo no usado caduca |
| Cuota de implementación | Un pago único al empezar | Proyectos con configuración y acompañamiento | Qué incluye y si se cobra también en el plan anual |
| Complementos | Se suman al plan cuando hacen falta | Funciones que no necesitan todos los clientes | Si el importe de cada uno está publicado |
| A medida | Se negocia caso a caso | Cuentas grandes con requisitos propios | Qué queda por escrito y durante cuánto tiempo |
¿Mensual o anual?
El pago anual se hace de una vez y suele salir por menos que doce mensualidades. A cambio, comprometes el año entero. El pago mensual deja salir antes y resulta más caro si te quedas.
Para un primer año, lo razonable es empezar al mes con el módulo que resuelve la decisión que más pesa y pasar al plan anual cuando ya sepas que se usa. Hay proveedores con planes que solo se contratan al año; pregunta cuáles son antes de comparar.
Mira también cómo se renueva. Una renovación automática con preaviso corto es una condición de la propuesta, igual que la cifra.
Y comprueba la moneda. Si el proveedor factura en otra divisa, pregunta quién asume el cambio y si el importe se fija al contratar o varía en cada recibo.
¿Qué suele quedar fuera de la cifra publicada?
Lo primero, el IVA. En España los proveedores suelen publicar sus importes sin el impuesto, que después se añade en la factura: el artículo 88 de la Ley del IVA obliga a repercutirlo sobre el cliente. Compara siempre cifras sin impuesto con cifras sin impuesto.
Lo segundo, la puesta en marcha. Algunos planes llevan una cuota de implementación y otros no. Pregunta qué trabajo cubre y quién lo hace.
Lo tercero, la formación. Si la herramienta usa inteligencia artificial, el artículo 4 del Reglamento europeo de IA pide a quien la despliega medidas para apoyar la alfabetización en IA de su personal. Conviene saber si el proveedor ayuda con eso o si corre de tu cuenta.
Lo cuarto, los complementos: la marca propia, los créditos adicionales, los puestos de búsqueda de candidatos. Lo quinto, la salida. El artículo 28.3.g del RGPD obliga al encargado del tratamiento a suprimir o devolver los datos al terminar el servicio, a elección del responsable, y las directrices de la Agencia Española de Protección de Datos piden que el contrato lo concrete. Si la devolución se cobra aparte, es parte de lo que pagas.
¿Cómo se calcula lo que pagarás en un año?
Con una hoja de cinco filas por proveedor.
En la primera, los módulos que vas a usar de verdad en los próximos doce meses, sin contar los que quizá uses algún día. En la segunda, cuántas personas van a participar: a cuántas vas a evaluar, cuántas vacantes vas a abrir, cuántos responsables van a entrar a la herramienta.
En la tercera, la cuota del plan que cubre esos módulos, al mes o al año. En la cuarta, los pagos únicos: implementación y formación. En la quinta, los complementos que necesitas para que el plan haga lo que te enseñaron en la demostración.
Suma las cinco y repite el cálculo para el segundo año, sin los pagos únicos. La diferencia entre proveedores suele estar en esa segunda cifra.
¿Qué dice la forma de cobrar sobre el proveedor?
Bastante. Un proveedor que publica sus importes te deja decidir si encaja antes de reservar una reunión. Uno que solo los da después de una llamada suele adaptarlos a lo que cree que puedes pagar.
El cobro por persona de la plantilla empuja a dar de alta a poca gente, y eso choca con lo que una empresa quiere de estas herramientas: que las use todo el que dirige un equipo. El cobro por plan evita ese freno, aunque pide elegir bien el plan.
El cobro por uso es transparente y encaja en proyectos cortos. Para un uso continuo, conviene comprobar a partir de qué volumen un plan sale mejor.
¿Qué preguntar antes de firmar?
Lleva estas preguntas por escrito y pide las respuestas en el mismo documento que la propuesta.
¿Los importes llevan impuestos? ¿Qué módulos incluye exactamente el plan? ¿Hay cuota de implementación y se cobra también si contrato el año? ¿Qué complementos necesito para lo que he visto en la demostración? ¿Qué pasa si mi plantilla crece a mitad de año? ¿Cómo se renueva y con cuánto preaviso puedo salir? ¿En qué formato me devolvéis los datos al terminar?
Guarda las respuestas escritas junto al contrato. Un año después, cuando llegue la renovación, son lo que te permite comprobar que pagas por lo acordado.
¿Dónde ver los importes de iPersonality?
En la página de precios, que muestra todos los planes y complementos, en euros. Cada página de plan detalla también qué módulos incluye.
Fuentes
- Ley 37/1992, del Impuesto sobre el Valor Añadido, artículo 88 (BOE-A-1992-28740)
- Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), artículo 28 (BOE, DOUE-L-2016-80807)
- AEPD: Directrices para la elaboración de contratos entre responsables y encargados del tratamiento
- Reglamento (UE) 2026/1744 (ómnibus digital sobre IA): nuevo artículo 4, alfabetización en materia de IA
Preguntas frecuentes
- ¿Los importes publicados incluyen IVA?
- Depende del proveedor. iPersonality los publica sin IVA: a los clientes en España se les añade el impuesto y, en el resto de la UE, se calcula en el pago según el país y el NIF-IVA.
- ¿Qué es una cuota de implementación?
- Un pago único al empezar, que cubre la configuración y el acompañamiento inicial. No todos los planes la llevan, y en algunos no se cobra si contratas el año.
- ¿Qué es un crédito de informe?
- En iPersonality, un crédito sirve para emitir uno de los tres informes individuales: perfil cognitivo-conductual, inteligencias múltiples o inteligencia espiritual. Los créditos comprados como complemento no caducan.
- ¿Conviene el plan anual?
- Cuando ya sabes que la herramienta se usa. Para probar, el pago mensual o por uso compromete menos.
- ¿Qué pasa con mis datos si dejo de pagar?
- El RGPD obliga al encargado del tratamiento a suprimirlos o devolverlos al terminar el servicio, a elección de tu empresa. Pide que el contrato diga el plazo y el formato.