Software de recursos humanos para pymes: por dónde empezar
Por Deibson Silva · Revisado el
Un software de recursos humanos para pymes se empieza por una sola decisión que hoy se toma tarde o a ojo, casi siempre la selección o la revisión del desempeño, y por el módulo que la resuelve. El resto se añade cuando ese primer uso ya funciona con un equipo y la empresa sabe qué dato le falta.
¿Qué es una pyme a la hora de elegir software?
La definición europea es sencilla. El anexo I del Reglamento (UE) 651/2014 llama pyme a la empresa que ocupa a menos de 250 personas, pequeña empresa a la que ocupa a menos de 50 y microempresa a la que ocupa a menos de 10, siempre con unos límites de facturación o de balance.
Para elegir software importa otra cosa: quién lleva los temas de personas. En una empresa de treinta suele ser la gerencia, o alguien de administración que además lleva las compras. Esa persona tiene pocas horas, no va a configurar veinte pantallas y necesita saber lo que va a pagar antes de pedir una reunión.
Por eso una pyme no debería comprar con la lista de funciones de una gran empresa. Le sirve una herramienta que se pueda empezar a usar con un módulo, con los precios a la vista y sin un proyecto de implantación de meses.
¿Qué distingue administrar personal de gestionar personas?
Administrar personal es cumplir: contratos, nóminas, vacaciones y el registro diario de jornada que el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige a todas las empresas, con el horario de inicio y de fin de cada persona, conservado durante cuatro años. Casi todas las pymes lo tienen resuelto con su gestoría o con un programa de nóminas.
Gestionar personas es decidir: a quién contratar, qué reconocer a cada uno, a quién preparar para un puesto, qué equipo necesita trabajar de otra forma. En muchas pymes estas decisiones viven en la cabeza de la gerencia y en dos o tres hojas de cálculo.
Los dos trabajos piden herramientas distintas. Conviene dejar la nómina donde está y buscar un software de gestión de personas que no intente sustituirla.
¿Por dónde conviene empezar?
Por la decisión que más se repite y peor resuelta está. Esta tabla relaciona la situación de la empresa con el primer módulo y con lo que hay que tener hecho antes de abrirlo.
| Situación | Decisión que se repite | Primer módulo | Qué tener antes |
|---|---|---|---|
| Contratas varias veces al año y cada vacante empieza de cero | A quién contratar | Selección, con perfil del puesto y banco de talento | El perfil del puesto escrito antes de ver candidatos |
| Los responsables hablan del trabajo de su gente una vez al año, o nunca | Qué reconocer y qué corregir | Desempeño 360 con pocas competencias | De tres a cinco competencias acordadas con la dirección |
| Dos o tres personas sostienen el negocio y nadie podría relevarlas | A quién preparar | 9-box y plan de sucesión | La lista de puestos que no pueden quedarse vacíos |
| Los objetivos del año no llegan a los equipos | En qué trabajar este trimestre | OKR | Dos o tres objetivos de empresa |
| Hay áreas que trabajan de forma muy distinta y chocan | Qué cambiar en la forma de trabajar | Perfiles de comportamiento y cultura por área | Explicar a la plantilla para qué se mide |
¿Qué debe cumplir aunque la empresa sea pequeña?
La protección de datos no cambia con el tamaño. El proveedor trata datos de tu plantilla por cuenta de tu empresa, así que es un encargado del tratamiento y el artículo 28 del RGPD pide un contrato que fije qué datos trata, para qué y durante cuánto tiempo.
Pide tres cosas por escrito antes de firmar: ese contrato, la lista de subencargados (el artículo 28.2 impide añadir otros sin autorización del responsable) y qué ocurre con los datos cuando el servicio termina, porque el artículo 28.3.g obliga al encargado a suprimirlos o devolverlos, a elección de tu empresa.
Si el software valora el desempeño, la personalidad o el comportamiento, la lista de la Agencia Española de Protección de Datos coloca ese tratamiento en su primer criterio, y pide evaluación de impacto en la mayoría de los casos en que se cumplen dos o más. Pregunta al proveedor qué documentación te entrega para hacerla.
Y cada persona tiene que saber quién trata sus datos y con qué fin. Lo exige el artículo 13 del RGPD y es también lo que hace que la plantilla conteste con confianza.
¿Qué preguntar en la demostración?
Lleva las preguntas escritas y pide que te las respondan sobre la pantalla, con un caso parecido al tuyo.
¿Los precios están publicados y qué incluye cada plan? ¿Puedo empezar con un módulo y añadir otros después? ¿Hay cuota de implementación? ¿Cuánto tiempo va a pedir a mi equipo la puesta en marcha? ¿Cada persona recibe su propio informe y lo entiende sin ayuda? ¿Qué mínimo de respuestas se aplica antes de enseñar un resultado de grupo? ¿Qué funciones usan inteligencia artificial y quién revisa lo que proponen?
Fíjate en la última. Cuando el sistema ordena candidatos o propone una posición en la 9-box, alguien de tu empresa debe poder cambiar la propuesta, y tiene que quedar registrado quién lo hizo y por qué.
¿Cómo se implanta sin parar la empresa?
Con un equipo y una decisión. Elige el equipo que tiene esa decisión pendiente: el que abre una vacante el mes que viene o el que nunca ha tenido una revisión de desempeño.
Nombra a una persona responsable que tenga autoridad sobre la decisión; no hace falta que sea técnica. Explica al equipo qué se va a medir, quién verá cada cosa y para qué. Haz el primer uso completo, de principio a fin: una vacante cubierta o un ciclo de revisión cerrado.
Al terminar, siéntate con el responsable del equipo y pregunta qué cambió en la decisión. Si la respuesta es concreta, extiende el uso al siguiente equipo. Si no lo es, el problema suele estar en el proceso y no en la herramienta, y conviene arreglarlo antes de contratar más módulos.
Deja para más adelante las integraciones y las automatizaciones. En el primer trimestre lo que cuenta es que la gente use lo que ya hay.
¿Cuándo no hace falta todavía?
Cuando la decisión no se repite. Una empresa de ocho personas que contrata una vez cada dos años puede arreglarse con una hoja compartida y una conversación seria cada trimestre.
En ese caso tiene más sentido un informe suelto para una decisión concreta, por ejemplo antes de una contratación o de un ascenso, que una suscripción.
Las señales de que ya toca son tres: la misma decisión aparece varias veces al año, más de una persona dirige equipos y cada una decide con su propio criterio, y los datos de la plantilla están repartidos en archivos que nadie mantiene.
¿Cuánto cuesta empezar?
Depende del modelo de cobro del proveedor. Los más habituales en una pyme son el pago por uso, sin suscripción, y el plan mensual o anual con unos módulos incluidos.
Comprueba siempre si los importes llevan IVA, si hay una cuota de implementación aparte y qué módulos se quedan fuera del plan que te proponen. En iPersonality los precios están publicados, sin IVA.
Fuentes
- Reglamento (UE) 651/2014, anexo I, artículo 2: definición de pyme (BOE, DOUE-L-2014-81403)
- Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), artículos 5, 13 y 28 (BOE, DOUE-L-2016-80807)
- Estatuto de los Trabajadores, artículos 34.9 y 64.4.d (BOE-A-2015-11430)
- AEPD: Listas de tipos de tratamientos que requieren evaluación de impacto (art. 35.4)
Preguntas frecuentes
- ¿Una pyme de veinte personas necesita un software de recursos humanos?
- Lo necesita si contrata con frecuencia o si ya hay más de un responsable de equipo. Si la decisión no se repite, basta un informe suelto cuando haga falta.
- ¿Sustituye al programa de nóminas?
- No. La nómina, los contratos y el registro de jornada siguen donde están. El software de gestión de personas se ocupa de la selección, el desempeño, el desarrollo y la cultura.
- ¿Quién debe llevarlo dentro de la empresa?
- Una persona con autoridad sobre la decisión que se quiere resolver. En una pyme suele ser la gerencia o quien dirige el área que más contrata.
- ¿Hay que informar a la plantilla?
- Sí. El artículo 13 del RGPD obliga a decir a cada persona quién trata sus datos y con qué fin. Si hay comité de empresa y el software usa algoritmos que afectan a decisiones de empleo, el comité tiene derecho a conocer sus parámetros (artículo 64.4.d del Estatuto de los Trabajadores).
- ¿Se puede empezar por un solo módulo?
- Es lo recomendable. Un módulo bien usado por un equipo enseña más sobre lo que la empresa necesita que una implantación completa que nadie abre.