Perfil del puesto: cómo definirlo antes de publicar la vacante
Por Deibson Silva · Revisado el
El perfil del puesto es el documento de una página que dice para qué existe el puesto, qué resultados se esperan el primer año y qué hace falta para lograrlos. Se escribe antes de publicar la vacante, con quien va a dirigir a la persona, y de él salen el anuncio, las preguntas y los criterios para decidir.
¿Qué es el perfil del puesto y qué no es?
Es la respuesta escrita a una pregunta: qué tiene que conseguir quien ocupe este puesto y qué necesita para conseguirlo. Cabe en una página y lo entiende alguien de fuera de la empresa.
Se confunde con dos documentos parecidos. La descripción de funciones enumera tareas y sirve para organizar el trabajo, pero no dice cuáles importan ni cómo se sabe que están bien hechas. El anuncio de la vacante se escribe para atraer candidatos, y sale del perfil cuando este ya está cerrado.
Tampoco es el retrato de la persona que ocupaba el puesto. Describe el trabajo, y deja abierta la forma de hacerlo.
¿Por qué se escribe antes de publicar la vacante?
Porque después ya no se puede escribir con libertad. En cuanto aparece un candidato que gusta, el perfil empieza a parecerse a él, y los siguientes se comparan con una persona y no con un puesto.
Hay un motivo más práctico. Un anuncio sin perfil detrás atrae a mucha gente que no encaja, y las entrevistas se gastan en descubrir lo que una página bien escrita habría filtrado. En una empresa pequeña, cada entrevista sale del tiempo de quien dirige.
Y evita discusiones al final. Si quien selecciona y quien va a dirigir a la persona no acordaron antes qué buscaban, lo descubren cuando hay que elegir entre dos finalistas.
¿Qué partes tiene?
Siete, cada una en pocas líneas. La tabla dice qué responde cada parte, con un ejemplo de un puesto de responsable de almacén.
| Parte | Qué responde | Ejemplo |
|---|---|---|
| Para qué existe el puesto | El resultado que justifica tenerlo | Que los pedidos salgan completos y en la fecha prometida |
| Resultados del primer año | Qué habrá cambiado dentro de doce meses | Inventario cuadrado cada mes; un segundo turno funcionando |
| Responsabilidades | Lo que hace cada semana, en cinco a siete líneas | Planifica los turnos; revisa las incidencias con transporte |
| Imprescindibles | Las tres a cinco cosas sin las que el puesto no funciona | Ha dirigido un equipo de turnos; decide con datos de inventario |
| Valorables | Lo que suma pero no decide | Conoce el programa de gestión que usa la empresa |
| Contexto | Con quién trabaja, con qué autonomía y a qué ritmo | Responde ante operaciones; picos en campaña de Navidad |
| Condiciones | Lugar, horario y franja de retribución | Presencial; turno de mañana con rotación en campaña |
¿Cómo se distinguen los imprescindibles de los valorables?
Con una pregunta incómoda: si apareciera alguien excelente en todo lo demás y sin esto, ¿lo contratarías? Si la respuesta es sí, es un valorable.
Los imprescindibles no pasan de cinco. Una lista de doce requisitos describe a una persona que no existe, y en la práctica cada entrevistador acaba eligiendo los tres que más le importan a él.
Cada imprescindible se escribe como algo que la persona ha hecho o sabe hacer, de forma que se pueda comprobar. «Capacidad de liderazgo» no se puede comprobar. «Ha dirigido un equipo de más de cinco personas y ha tenido que corregir el trabajo de alguna» sí.
Desconfía de los atajos. Los años de experiencia dicen cuánto tiempo pasó y callan lo que la persona aprendió en él. Una titulación concreta solo es imprescindible cuando la profesión la exige. Es más útil escribir qué debe haber hecho alguien que cuánto tiempo lleva haciéndolo.
¿Con quién se escribe?
Con tres personas y en menos de una hora. Quien va a dirigir el puesto sabe qué resultados necesita. Alguien que hace hoy un trabajo parecido sabe qué es difícil de verdad. Y quien lleva la selección convierte lo que oye en frases comprobables.
Sirven cinco preguntas. ¿Qué tendría que haber pasado dentro de un año para decir que acertamos? ¿Qué hizo bien la última persona que funcionó en este puesto? ¿En qué falló la que no funcionó? ¿Qué parte del trabajo no se ve desde fuera? ¿Con quién va a tener que entenderse cada semana?
El borrador vuelve a quien dirige el puesto, que tiene la última palabra. Si no lo firma él, en la entrevista final aparecerán criterios que nadie escribió.
¿Qué no debe aparecer?
Ningún requisito que excluya a alguien por una causa que la ley protege. El artículo 9 de la Ley 15/2022 prohíbe las limitaciones o exclusiones por esas causas en el acceso al empleo, incluidos los criterios de selección, y considera discriminatorios los criterios que produzcan una discriminación indirecta.
En la práctica, repasa cada línea y pregunta si hace falta para el trabajo. Una edad, un estado civil o un lugar de nacimiento no describen ningún trabajo. Con los requisitos que parecen neutros, la pregunta es la misma: si no lo necesita el puesto, fuera.
El perfil decide también qué datos se piden al candidato. El artículo 5 del RGPD limita los datos a lo necesario para el fin, y la guía de la Agencia Española de Protección de Datos sobre relaciones laborales recuerda que pedir datos personales en un proceso de selección de forma que dé lugar a discriminación puede ser una infracción muy grave.
Un perfil bien escrito ayuda además con otra obligación. El artículo 28.1 del Estatuto de los Trabajadores compara el valor de dos trabajos por cuatro cosas: la naturaleza de las funciones, las condiciones de formación exigidas, los factores relacionados con el desempeño y las condiciones laborales. Son las mismas que recoge el perfil.
¿Cómo se convierte en anuncio, preguntas y criterios?
El anuncio toma cuatro partes del perfil: para qué existe el puesto, los resultados del primer año, los imprescindibles y las condiciones. Quien lo lee debe poder decidir solo si se presenta.
Las preguntas de la entrevista salen de los imprescindibles, una por cada uno, y piden un caso real en el que la persona hiciera eso. Los criterios de puntuación se escriben a la vez.
Si usas inteligencia artificial para dirigir anuncios de empleo a determinadas personas, o para filtrar candidaturas, conviene saber que el anexo III del Reglamento europeo de IA clasifica esos sistemas como de alto riesgo y que sus obligaciones se aplican desde el 2 de diciembre de 2027. Pregunta a tu proveedor qué hace la herramienta y quién revisa lo que propone.
¿Cuándo se revisa?
Cada vez que el puesto vuelve a abrirse. El perfil de hace dos años describe la empresa de hace dos años.
Y a los seis meses de cada contratación. Compara lo que el perfil pedía con lo que de verdad ha hecho falta. Lo que no se usó sale de los imprescindibles, y lo que faltó entra.
Fuentes
- Estatuto de los Trabajadores, artículo 28.1 (BOE-A-2015-11430)
- Ley 15/2022, integral para la igualdad de trato y la no discriminación, artículo 9 (BOE-A-2022-11589)
- Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), artículo 5 (BOE, DOUE-L-2016-80807)
- AEPD: La protección de datos en las relaciones laborales, apartado de selección y contratación
- Reglamento (UE) 2024/1689 de Inteligencia Artificial, anexo III, punto 4 (BOE, DOUE-L-2024-81079)
- Reglamento (UE) 2026/1744 (ómnibus digital sobre IA): fechas del artículo 113
Preguntas frecuentes
- ¿Qué extensión debe tener el perfil del puesto?
- Una página. Si ocupa más, lo normal es que la lista de imprescindibles se haya alargado y convenga recortarla.
- ¿Es lo mismo que la descripción del puesto?
- No. La descripción enumera tareas. El perfil dice qué resultados se esperan y qué hace falta para lograrlos, y por eso sirve para seleccionar.
- ¿Sirve el perfil de la última vez que se cubrió el puesto?
- Como punto de partida. Revísalo con quien dirige el puesto hoy, porque los resultados que se esperan habrán cambiado.
- ¿Quién tiene la última palabra sobre el perfil?
- Quien va a dirigir a la persona. Selección ayuda a escribirlo de forma comprobable, pero el criterio es de quien responde del resultado.
- ¿Hay que incluir la retribución?
- Conviene indicar al menos la franja. Evita entrevistas con candidatos cuyas expectativas no encajan y da una señal clara de cómo trabaja la empresa.