Plan de acción de clima laboral a 30, 60 y 90 días tras la encuesta
Por Deibson Silva · Revisado el
Un plan de acción de clima laboral elige uno o dos factores por área, pone a cada acción un responsable y una fecha, y vuelve a preguntar a los 90 días por lo que se trabajó. Los primeros 30 días sirven para devolver resultados y actuar sin presupuesto, los 60 para lo que exige preparación y los 90 para medir.
¿Por qué tantas encuestas de clima acaban sin plan?
Porque el plan se piensa cuando ya han llegado los resultados. Para entonces la plantilla lleva semanas esperando, la dirección está con otra cosa y RR. HH. tiene en la mano un informe de cuarenta páginas con veinte frentes abiertos.
Lo que sigue suele ser una presentación a la dirección, una lista larga de iniciativas y ningún nombre junto a ellas. Tres meses después nadie recuerda qué se prometió.
El remedio es de orden. El calendario del plan se decide antes de lanzar la encuesta, y la encuesta se lanza cuando hay quien pueda ocuparse de lo que salga.
¿Qué se decide antes de lanzar la encuesta?
Cuatro cosas, por escrito. La fecha en que la plantilla verá los resultados, que no debería pasar de dos semanas tras el cierre. Quién los presentará en cada área: su responsable, con apoyo, y no alguien de fuera. Cuántos factores trabajará cada área, que serán uno o dos. Y de qué presupuesto y de qué tiempo dispone cada responsable para actuar.
Se le cuenta a la plantilla al invitarla a contestar. Decir «el día 20 veréis los resultados de vuestra área y el 30 sabréis qué vamos a cambiar» sube más la participación que cualquier recordatorio.
¿Qué pasa en cada tramo?
El plan tiene cinco momentos. La tabla dice qué se hace en cada uno, quién responde y cómo se sabe que va bien.
| Tramo | Qué se hace | Quién responde | Señal de que va bien |
|---|---|---|---|
| Días 1 a 15 | Devolver los resultados a toda la plantilla y a cada área | Dirección y cada responsable de área | Nadie se entera de los resultados por el pasillo |
| Días 15 a 30 | Cada área elige uno o dos factores y una primera acción sin presupuesto | Responsable de área, con su equipo | La acción tiene nombre y fecha |
| Días 31 a 60 | Acciones que piden preparación: formar a los mandos, cambiar una reunión, redefinir un reparto | Responsable de área y RR. HH. | El equipo nota el cambio sin que se lo anuncien |
| Días 61 a 90 | Seguimiento de las acciones y encuesta de pulso sobre los factores elegidos | RR. HH. o la consultoría | Contesta al menos la misma gente que la primera vez |
| Día 90 | Contar a la plantilla qué cambió, qué no y qué viene después | Dirección | Se dice también lo que no funcionó |
¿Cómo se eligen los factores?
Con tres filtros. El primero es el resultado: los factores con menos respuestas favorables, que en una escala de acuerdo de cinco puntos son las de cuatro o cinco. El segundo es la importancia: de los que salen bajos, cuáles tocan a lo que el área tiene que entregar. El tercero es el alcance: sobre cuáles puede hacer algo el responsable sin pedir permiso.
Lo que no depende del área, como la retribución o las herramientas, se separa y sube a la dirección con una fecha de respuesta. Dejarlo en el plan del área solo produce frustración.
Uno o dos factores por área parecen pocos. Son los que caben en 90 días si se quiere que algo cambie de verdad.
¿Cómo se escribe una acción?
Con un verbo, un nombre, una fecha y una forma de saber si se hizo. «Mejorar la comunicación» es un deseo. «La responsable de almacén reúne al turno de tarde diez minutos cada lunes para repartir la carga de la semana, desde el 1 de diciembre» es una acción.
La primera acción de cada área debería poder hacerse sin presupuesto y en menos de un mes. Su función es demostrar que contestar sirvió para algo.
Las acciones salen de la conversación con el equipo. El responsable presenta el resultado, pregunta qué hay detrás y propone; el equipo corrige. Un plan escrito en un despacho se cumple menos.
¿Qué papel tiene la consultoría?
Sostener el calendario y preparar a los responsables. La consultoría que acompaña la encuesta no es dueña de las acciones: si lo fuera, el plan terminaría el día en que termina el contrato.
Su trabajo tiene tres partes. Antes, ayudar a la dirección a fijar las fechas y el número de factores. Durante, enseñar a cada responsable a presentar su resultado sin ponerse a la defensiva y a sacar una acción de la conversación. Después, comparar áreas, señalar dónde el plan se ha parado y preparar la segunda medición.
A los 90 días la empresa cliente debería poder repetir el ciclo sola. Lo que la consultoría deja es el método y los datos ordenados por área.
¿Qué no debe hacerse con las respuestas?
Buscar quién dijo qué. El considerando 26 del RGPD solo deja fuera del reglamento la información que no permite identificar a la persona, y una encuesta deja de ser anónima en cuanto se cruza con datos suficientes para señalar a alguien. Por eso no se enseñan grupos pequeños ni se piden cortes cada vez más finos.
Tampoco se usan para otro fin. El artículo 5 del RGPD pide que los datos se traten para los fines con que se recogieron. Lo que la plantilla contestó para mejorar el trabajo no aparece luego en una valoración individual.
Si los resultados se cruzan con perfiles de comportamiento, conviene revisar la lista de la Agencia Española de Protección de Datos sobre evaluación de impacto, que sitúa esos perfiles en su primer criterio.
Y si una acción cambia de forma relevante la organización del trabajo, el artículo 64.5 del Estatuto de los Trabajadores reconoce al comité de empresa el derecho a ser informado y consultado.
¿Cómo se mide a los 90 días?
Con una encuesta de pulso corta, solo con las preguntas de los factores que cada área eligió. Repetir la encuesta completa a los tres meses cansa y mide cosas que nadie ha tocado.
Se compara cada área consigo misma. Si el factor sube, se dice y se mantiene la acción. Si no se mueve, se pregunta al equipo por qué antes de cambiar de plan.
El resultado se cuenta a toda la plantilla, igual que el primero. Con eso se cierra un ciclo y se abre el siguiente con más crédito.
Fuentes
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánto debe tardar en devolverse el resultado?
- No más de dos semanas desde el cierre de la encuesta. Pasado ese tiempo, la plantilla da por hecho que no va a ocurrir nada.
- ¿Cuántas acciones conviene tener por área?
- Una o dos por factor, y uno o dos factores por área. Un plan con diez acciones no tiene quien lo siga.
- ¿Quién es el dueño del plan?
- El responsable de cada área. RR. HH. o la consultoría sostienen el calendario y el método, pero la acción la lleva quien dirige al equipo.
- ¿Qué se hace con lo que no depende del área?
- Se separa y se lleva a la dirección con una fecha de respuesta. La respuesta puede ser que no, pero tiene que llegar y explicarse.
- ¿Hay que repetir a los 90 días la encuesta completa?
- No. Basta una encuesta de pulso con las preguntas de los factores trabajados. La encuesta completa se repite al año.